Eindelijk een oplossing om eenvoudig en snel een meeting te organiseren tussen verschillende partijen.
Microsoft FindTime
Stel, je wil een meeting plannen met verschillende partijen maar door hun drukke agenda, is er geen enkel tijdstip waarbij alle partijen vrij zijn of je hebt helemaal geen zicht op hun agenda en wil verschillende opties voorstellen.
Wat je op dat moment rest, is iedereen rechtstreeks per mail of telefonisch te contacteren om een gepaste tijdstip te vinden waarmee je uiteindelijk kostbare tijd verliest.
Wel, eindelijk is er nu ook een soort “Doodle” in Outlook waarmee je verschillende data aan alle partijen kan voorstellen. Met MS FindTime kunnen alle partijen het voor hen beste tijdstip kiezen voor een afspraak. De organisator moet over Office365 beschikken maar de ontvangers hebben alleen een e-mailadres en internet toegang nodig.
De verschillende partijen kunnen dan aangeven welke van de door jou aangegeven mogelijkheden ze het beste vinden. De ontvangers kunnen kiezen voor een favoriete tijd of gewoon “Ja beschikbaar” of “Nee niet beschikbaar” aangeven.
Als je “FindTime” wil gaan gebruiken moet je (als organisator) het dus eerst installeren.
1/ Ga naar: https://findtime.microsoft.com/ en kies “Install”
(inloggen met je Office365 of Outlook login)
2/ Sluit Outlook en start opnieuw op
3/ Open een nieuw e-mailbericht
4/ Klik rechts bovenin het lint op “Apps voor Office” (Outlook 2013) en kies “FindTime” of klik rechts bovenin het lint direct op de knop “New meeting poll” (Outlook 2016)
De verschillende kleuren en iconen in het FindTime venster in Outlook vertellen je meer over de beschikbaarheid van de genodigden.
De geadresseerden ontvangen een automatische email om vervolgens de voorgestelde data online te kunnen zien:
De ontvanger kan zijn voorkeur voor een bepaalde tijdstip doorgeven of zelf een nieuwe tijdstip voorstellen:
