Werk je regelmatig met Microsoft Teams en Excel lijsten of andere gestructureerde datavormen?
lees dan verder!
Met Microsoft Lists kan je informatie bijhouden en doorgeven, je werk organiseren, een stappenplan voor jezelf of je team uitwerken of gegevens visualiseren. En dit alles gebeurt op één plaats.
Zo kan je bv. een lijst van routines, middelen of contacten op een gestructureerde manier bijhouden. Het is vergelijkbaar met een Excel lijst maar eenvoudiger en veiliger in gebruik
De slimme manier waarop MS Lists met data omgaat, biedt ook veel mogelijkheden om de data op verschillende manieren te visualiseren maar ook om alle data te centraliseren. Ook het invoeren van data gebeurt op een eenvoudige maar slimme manier zodat de eindgebruiker perfect weet wat van hem/haar verwacht wordt.
Enkele kenmerken:
- Microsoft Lists is een onderdeel van Office 365. Hiermee werk je dus op een veilige manier in je vertrouwde bedrijfsnetwerk.
- De Lijsten zijn zowel via web (Office 356) als via Microsoft Teams bereikbaar.
- Alle Lijsten worden automatisch in SharePoint opgeslagen. Hiermee wordt het lokaal opslaan of het doorsturen ervan per mail overbodig.
- Je kan zelf ‘from scratch’ een lijst opmaken of kiezen uit de 11 voorgedefinieerde sjablonen die op hun beurt ook aanpasbaar zijn. Het is ook mogelijk om een bestaande Excel lijst te importeren.
- De visualisatie van data kan (klassiek) via een lijst gebeuren maar ook als een galerij of een agenda. Het groeperen van je lijst-items volgens de kolom of data die op dat moment van belang is, biedt je meer visuele inzichten.
- Last but not least, het is mogelijk om een workflow aan je lijst te koppelen zodat jouw teamleden automatisch op de hoogte gebracht worden wanneer iets toegevoegd of aangepast wordt. Je kan zelfs een stap verder gaan en automatisch in Microsoft Planner een taak aanmaken en een taak aan een teamlid toewijzen die later afgevinkt kan worden. Dit geheel van communicatie, samenwerking, taakverdeling en het bijhouden van data gebeurt allemaal in dezelfde vertrouwde omgeving van Office 365.
Hoe begin je eraan?
Open MS Teams, klik helemaal bovenaan op het ‘+’ teken en kies vervolgens “Lists”. Indien niet zichtbaar, kan je die ook via het zoekvenster vinden.
Vervolgens kan je kiezen uit 4 verschillende opties:
- Een “lege lijst” biedt de mogelijkheid om zelf vanaf nul een lijst op te maken. Hiermee kan je zelf kolommen toevoegen en de verschillende types definiëren.
- “Uit Excel” is bedoeld om bestaande Excel lijsten te importeren.
- “Uit bestaande lijst” kies je wanneer je een eerder opgemaakte lijst uit een ander Teams-kanaal zichtbaar wilt maken.
- Ten slotte zijn er ook nog 11 voorgedefinieerde sjablonen ter beschikking die waarschijnlijk in de toekomst uitgebreid zullen worden.
Aangezien elke werksituatie en omgeving anders kan zijn, gaan we ervan uit dat je liever zelf een lijst opmaakt.
Hierbij wordt je gevraagd om een naam, beschrijving en eventueel een kleur en pictogram voor je lijst te kiezen.
Dat is handig omdat je in principe verschillende lijsten in hetzelfde Teams-kanaal kan aanmaken en zo kan je ze van elkaar onderscheiden.
Nadat je lijst aangemaakt is, is het zinvol om je kolomtitels te definiëren volgens een correcte gegevenstype die verwacht wordt.
Verwacht je in deze kolom slechts één regel tekst of meerdere regels? Of verwacht je enkel een cijfer of een datum? Of een simpele ja/nee op een vraag die in je kolomtitel staat?
Ook afbeeldingen en links zijn hier een optie.
Nadat je alle kolommen aangemaakt hebt, kan je beginnen met je data in te voeren.
Dit kan op 2 verschillende manieren:
- Kies bovenaan voor “Bewerken in rasterweergave” om de data rechtstreeks in de cellen in te vullen.
- Of voor “Nieuw item” om alle benodigde data in een overzichtelijk formulier in te vullen.
Eén van de voordelen van MS Lists tov een Excel lijst is dat je eenvoudiger je data kan visualiseren.
Naast de klassieke “afwisselende rijen” om de leesbaarheid te vergroten, kan je ook iedere rij als een fiche of kaart weergeven.
Klik hiervoor rechts bovenaan in je lijst om de verschillende opties te kiezen.
Ook een agenda weergave kan in sommige gevallen een meerwaarde zijn.
In combinatie met andere Microsoft apps zoals MS Planner en MS Flow, biedt MS Lists mogelijkheden om bepaalde workflows te automatiseren.
